Digitalisierte Auftragsbearbeitung, einfach gemacht.

Die Schreinerei Kappen aus Medebach, seit 2010 Mitgliedsbetrieb der Meisterteam-Verbundgruppe, hat sich bereits seit längerem mit Fragen der Digitalisierung befasst. Dabei hat sich der Inhaber Andre Kappen mit verschiedenen Lösungsansätzen in seiner Erfahrungsaustausch-Gruppe, auf Jahrestagungen und in Workshopangeboten sachkundig gemacht. Aber welche Maßnahmen in der Digitalisierung wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll sind, und wie die digitale Transformation nachhaltig zur Wirkung kommen kann, ist dabei noch unklar geblieben.

Mit Transformationsberatung fit für die Digitalisierung
Um die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend zu nutzen, hat sich Andre Kappen für eine Transformationsberatung mit Meisterteam-Dienstleistern entschieden. Das Ziel waren übersichtlichere, weniger fehleranfällige und deshalb schlankere Prozesse, als in der bisherigen analogen „Zettelwirtschaft“. Wichtig war ihm, dass alle prozessbeteiligten Mitarbeiter*innen eingebunden wurden.
Die Digitalisierungsmaßnahmen wurden in drei Phasen durchgeführt:

• Ist-Analyse und Verabredung von Handlungsfeldern zur Effizienzverbesserung von  Abläufen, sowie erhöhter Effektivität und Kundenzufriedenheit. „In einem Kick Off Termin wurden die Mitarbeiter*innen über die grundsätzlichen Vorhaben zur Digitalisierung informiert und das Vorgehen erklärt“, so einer der beteiligten Dienstleister Hans-Rüdiger Munzke vom Ingenieurbüro Ideenetz.
• In einem Entwicklungs- und Lernprozess, der Realisierungsphase, wurden in mehreren Arbeitsphasen konkrete Handlungsfelder bestimmt sowie Lösungen für die digitale Transformation entwickelt und innovative Konzepte erprobt. So wurde bspw. die digitalisierte Auftragsbearbeitung, Tablet basiert, eingeführt. Dabei wurde an die Zukunft gedacht und sofort auf eine Cloud-Lösung gesetzt. „Der nächste Entwicklungsschritt wird die elektronische Zeiterfassung sein“, so der Inhaber Andre Kappen.
• Mit einer abschließenden Begutachtung der Maßnahmen durch einen unabhängigen Validator, konnten die Leistungen der Schreinerei Kappen durch die Meisterteam-Verbundgruppe ausgezeichnet und mit dem „Qualitätspreis“ gewürdigt werden.

„Für einige Einzelmaßnahmen und für die Beratungsleistungen konnten Fördermittel des Programms uWM Plus (Unternehmenswert Mensch/plus) eingesetzt werden“, ergänzt Astrid Mangold, die im Meisterteam für Fördermittel verantwortlich ist und das Projekt begleitet hat.
Meisterteam-Geschäftsführer Thomas Schley freut sich, „dass ein weiterer Betrieb der Meisterteam-Verbundgruppe digitale Komponenten in der betrieblichen Praxis nutzt“.
Er überreichte die Urkunde zum Qualitätspreis an Andre Kappen und seine Ehefrau Monika, die ebenfalls im Betrieb arbeitet, und bat ihn auf der nächsten ERFA-Gruppen-Tagung über die digitalisierte Auftragsbearbeitung zu berichten.