Zwar verschicken schon heute viele Firmen digitale Rechnungen. Meist aber im PDF-Format. Das genügt den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht.
Im Gegensatz zu einer PDF stellt eine E-Rechnung die Informationen in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dadurch kann die Rechnung automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden.

Die zulässigen E-Rechnungsformate:
- ZUGFerd ab Version 2.0.1. (PDF + HTML-Datei)
- X-Rechnung (nur HTML-Datei)

Ab dem 1.1.2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Ab dem 1.1.2027 wird die E-Rechnung für einen Großteil der Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Dann dürfen sie nur noch E-Rechnungen ausstellen. 

E-Rechnungsempfang:
Unternehmen sind verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen. Dies beinhaltet die Implementierung eines geeigneten E-Invoicing-Systems, das die strukturierten Daten der E-Rechnung (z. B. XML-Format) verarbeiten kann.
Somit sollten Sie eine Mail-Empfangsadresse anlegen, z.B. rechnungen@meinefirma.de und dann ein System einrichten, in dem die Eingangsrechnungen entsprechend geprüft, gelesen und verarbeitet werden können.

E-Rechnungen müssen ebenfalls GoBD-konform archiviert werden.
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