DOCBOX: Zentrale Archivierung und effizienter Workflow

Wissen Sie, wieviel Zeit ein Mitarbeiter damit verbringt, Dokumente, E-Mails, Festplatten oder Aktenschränke zu durchsuchen, um relevante Informationen für seine Arbeit zu finden? Seriöse Untersuchungen gehen von etwa 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit aus. Muss das sein? Wir sind der Meinung, nein. Wir glauben, Mitarbeiter sollten sich voll und ganz auf ihre Stärken und Kernaufgaben konzentrieren können. Dafür haben wir die Lösung.

Mit der DOCBOX® hat die Firma aktivweb aus Bodenmais ein Dokumenten-Management-System entwickelt für die digitale Archivierung von Dokumenten jeder Art und aus jeder Anwendung heraus. Die Zauberformel heißt: zentrale Archivierung und Produktivität verbessernder Workflow. Denn die DOCBOX® bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen. Egal ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Fotos oder Dateien - alle Daten speichert die DOCBOX® in das zentrale Archiv. Immer und von jedem Ort schnell wiederauffindbar, transparent und revisionssicher. Die DOCBOX® wird so zur Schatzkammer eines Unternehmens.

Die Fragen, die sich viele kleine mittelständische Handwerksbetreibe stellen, beantwortet die DOCBOX®.

Schon wieder ein Fax für meine Kollegen.
DOCBOX®: Dafür bin ich da. Ich speichere alle Telefaxe für Sie und Ihre Kollegen revisionssicher. Gleichzeitig lese ich den Inhalt des Dokumentes durch. Sie können nach allem, was auf dem Dokument steht, suchen. Egal, ob dies eine Kundennummer, die Auftragsnummer, ein Datum oder eine Projektnummer ist.

Ich bearbeite gerade ein MS-Office-Dokument. Es ist für viele Kollegen wichtig.
DOCBOX®: Ganz einfach in die DOCBOX® speichern. Alle autorisierten Kollegen haben Zugriff.

Viele E-Mails und Anhänge sind unternehmensrelevant sowie betriebswirtschaftlich wie rechtlich von dauerhafter Bedeutung.
DOCBOX®: Kein Problem, mit mir speichern Sie alle E-Mails aus einer Anwendung wie Outlook direkt ins Archiv. Auf immer und ewig. Revisionssicher nach GoBD digital archiviert. Und jederzeit recherchierbar. Das sorgt für Transparenz im Unternehmen.

Hier ist eine neue Eingangsrechnung, was soll ich tun?
DOCBOX®: Wenn die Rechnung in Papierform eingegangen ist - einscannen und ins Archiv speichern. Haben Sie die Rechnung als Anhang einer E-Mail erhalten: Übernehmen Sie die Rechnung oder die ganze E-Mail direkt aus Ihrem E-Mail Programm ganz einfach und revisionssicher in den dafür vorgesehenen Archiv-Ordner, den die Buchhaltung sowie die Geschäftsführung einsehen und weiter verarbeiten kann.

Über unser ERP soll ein neuer Auftrag abgewickelt werden.
DOCBOX®: Ich helfe Ihnen. Ich bin mit Ihren firmeninternen Software-Anwendungen vernetzt. Steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse mit elektronischen Stempeln und digitalen Freigabeprozessen. So sind Sie und alle relevanten Abteilungen bei der Auftragsbearbeitung involviert, ob Einkauf, Logistik oder Buchhaltung. Alle haben Zugriff auf Belege und alle weiteren wichtigen Unterlagen.

Nur manche Mitarbeiter sollen auf relevante Daten zugreifen dürfen.
DOCBOX®: Ich habe für Sie einen Workflow eingerichtet. Damit können alle wichtigen Geschäftsprozesse für die zuständigen Personen eingesehen werden. So wird Ihr Unternehmen immer schneller und produktiver. Und Sie werden entlastet.

Unterwegs, bei einem Termin mit einem Stammkunden. Wo ist der Vorgang dazu?
DOCBOX®: Ich bin immer bei Ihnen. Mit der DOCBOX®-Cloudlösung haben Sie auch bei Terminen immer und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre wichtigen Daten.

DOCBOX® - das Dokumenten-Management mit Wiederfindungsgarantie.
Dokumente einscannen und archivieren, Dokumente direkt ins Archiv drucken, Dokumente suchen. DOCBOX® - wenn Arbeiten zum Vergnügen wird. Alle Dokumente werden ausfallsicher, zertifiziert und nach deutschem Datenschutz im Rechenzentrum gespeichert.

Kontakt und Informationen:
aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Arberseestr. 3, 94249 Bodenmais
Tel. 09924 – 94324-0
info@docbox.eu
www.docbox.eu